Nachbericht Wissensmanagement-Tage 2018

Am 12. und 13. Juni 2018 fanden im TechGate Vienna die 7. Wissensmanagement-Tage statt. Die jährliche, internationale Fachkonferenz bietet eine Plattform für den Austausch zwischen Experten in Wissensmanagement und viele spannende Vorträge, Workshops und Einblicke in die Arbeit erfolgreicher Unternehmen. Am Abend des ersten Konferenztages gab es zudem eine Abendveranstaltung, die zum Networking zwischen Fachkollegen einlud.

Einen der ersten Vorträge der Konferenz durfte ich zum Thema „Wie mit Wissen die Veränderung gelingt. – Wissen als Befähiger für die Transformation zur projektorientierten Organisation“ halten. In knapp 40 Minuten gab ich einen Einblick in die Vorgehensweise und die Methoden mit welchen die Etablierung eines Projektmanagement-Standards in einem mittelständischen Familienunternehmen gelang.

Interessante Einblicke in Unternehmen wie A1 Telekom Austria, IKEA und Energie AG konnte ich bei weiteren Vorträgen und Workshops sammeln. Fazit der meisten Beiträge war ein einfaches: Kultur, Kultur, Kultur. Die Unternehmenskultur bestimmt den Erfolg von Maßnahmen und es müssen geeignete Maßnahmen für die Veränderung der Unternehmenskultur ausgewählt werden. Die beste Strategie, das beste IT-Tool, die fundierteste Methode werden nicht den gewünschten Erfolg bringen, wenn die gelebte (nicht die verschriftlichte) Unternehmenskultur nicht passt.

Link zur Konferenz: https://www.wima-wien.at/home.html

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Effizienz und Effektivität – Unterschied für Manager

Immer wieder hört man in der Praxis die Wörter „Effizienz“ und „Effektivität“ falsch verwendet oder in unpassendem Zusammenhang. Vielen Nutzern dieser Wörter ist nicht bewusst, dass es zwischen den beiden Ausdrücken zwar in der Praxis eine Verbindung gibt, diese aber keine Synonyme für dieselbe Bedeutung sind. Im Handwerk des Managements kommt der Bedeutung dieser Begriffe eine hohe Relevanz zu, da jeweils spezifische Maßnahmen ergriffen werden können, um einen der Aspekte zu steigern.

In der Literatur wird zur Erklärung der beiden Begriffe häufig auf folgendes Sätze zurückgegriffen, welche auf Peter F. Drucker zurückgehen:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Zwar helfen diese Aussagen, allerdings bedürfen sie detaillierterer Erläuterung, um den Unterschied zu verstehen:

  • Effektivität bedeutet, dass die Maßnahmen wirksam sind, also die benötigte Wirkung zur Erreichung eines Ziels ausgelöst wird bzw. wurde. Voraussetzung hierfür ist, dass Ziele definiert sind. Der Beitrag von Tätigkeiten und Prozesse zur Zielerreichung ist ein Maß für Effektivität.
  • Effizienz ist die Betrachtung des Aufwand-Nutzen-Verhältnisses. Hohe Effizienz bedeutet, dass die Maßnahme ressourcenschonend, ohne Verschwendung durchgeführt wurde.

Die ISO 9001:2015 definiert die Begriffe wie folgt für sich: Effizienz ist das „Verhältnis zwischen dem erreichten Ergebnis und den eingesetzten Ressourcen“ und Effektivität bzw. der Synonym Wirksamkeit wird beschrieben als „Ausmaß, in dem geplante Tätigkeiten verwirklicht und geplante Ergebnisse erreicht werden.“

Insgesamt sind vier Kombinationen denkbar, wobei der Zustand „effizient“ gekoppelt mit „effektiv“ anzustreben ist. In diesem Zustand wird mit der Maßnahme das Ziel ohne Verschwendung oder sinnlosen Mitteleinsatz erreicht. Die verschiedenen Kombinationen sind in der nachfolgenden Abbildung dargestellt.

Unterschied von Effektivität und Effizienz für Manager aller Disziplinen, wie Qualitätsmanagement, Innovationsmanagement, Prozessmanagement, Projektmanagement
Zusammenhang von Effizienz und Effektivität

Konsequenz zu Effektivität und Effizienz

Für den Umgang mit diesen Erkenntnissen gibt Peter F. Drucker in einem Beitrag aus dem Harvard Business Review von Mai 1963 einen Hinweis: „It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.Und weiter schreibt Drucker sehr plakativ: „And no matter how painful, one rule should be adhered to: in allocating resources, especially human resources of high potential, the needs of those areas which offer great promise must first be satisfied to the fullest extent possible. If this means that there are no truly productive resources left for a lot of things it would be nice, but not vital, to have or to do, then it is better—much better—to abandon these uses, and not to fritter away high-potential resources or attempt to get results with low-potential ones. This calls for painful decisions, and risky ones. But that, after all, is what managers are paid for.“

Zusammenfassung

Effektivität beschreibt die Wirksamkeit einer Maßnahme hinsichtlich gesetzter Ziele, während Effizienz das Aufwand-Nutzen-Verhältnis betrachtet. Im Vorgehen sollten Manager basierend auf Analysen Ziele setzen und deren Erreichung mit effektiven Maßnahmen vorantreiben. Diese Maßnahmen gilt es möglichst effizient, also ressourcenschonend, umzusetzen. Effizienz nach Effektivität.

 

Managing for Business Effectiveness, Peter F. Drucker,  https://hbr.org/1963/05/managing-for-business-effectiveness

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New Year – New Me: Was Qualitätsmanagement mit Neujahrsvorsätze zu tun hat?

Jetzt, zum Jahreswechsel denken wieder viele Menschen über ihre Lebensweise nach und nehmen sich, wie auch die Jahre zuvor, vor etwas zu verändern. Sei es mehr Sport zu machen, weniger zu rauchen, weniger Alkohol zu trinken oder sich gesünder zu ernähren, … Die Liste der möglichen Neujahrsvorsätze ist nicht enden wollend. Einige der Vorsätze werden schon in den nächsten Tagen gebrochen und einige halten vielleicht bis zur Jahresmitte. Natürlich kommt es immer wieder mal vor, dass ein Neujahrsvorsatz wirklich durchgezogen wird, aber das ist eher die Seltenheit. Einer Studie 2015 in Österreich zufolge halten 18 Prozent der Befragten ihre Vorsätze ganze 4 Wochen ein und 11 Prozent schaffen es die Vorsätze dauerhaft in ihrer Lebensweise umzusetzen.

Die Frage ist doch die: Wie wichtig ist mir etwas, wenn ich einen Stichtag brauche um damit zu beginnen, weil ich es davor noch mache und wahrscheinlich auch noch Freude daran habe? Wenn ich es wirklich ernst mit der Veränderung meine, dann kann ich doch von heute auf morgen damit beginnen. Frei nach dem Motto: „Was habe ich heute getan, was mich meinem Ziel einen Schritt näherbringt?“ oder „Wofür bin ich in einem Jahr glücklich schon heute damit begonnen zu haben?“

Was hat das nun mit Qualitätsmanagement zu tun?

Im Qualitätsmanagement sprechen wir davon, dass ein Ziel nach SMART gestaltet sein soll. SMART steht dabei als Akronym für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Neujahrsvorsätze sind doch letzten Endes auch nur Ziele, die umgesetzt werden sollen. Die Vorsätze sollten Sie daher auch SMART formulieren: „2017 gehe ich zweimal die Woche eine halbe Stunde joggen“. Wenn Sie dann noch genau wissen WOZU Sie etwas machen oder etwas nicht mehr machen sollen haben Sie auch die nötige Motivation zur Einhaltung ihres Ziels parat. Beispielsweise: „Ich rauche 2017 nur noch 5 Zigaretten täglich, damit ich mit meinem Sohn im Garten Fußballspielen kann ohne Atemnot zu leiden!“

Weiters fordern wir im Qualitätsmanagement, dass diese Ziele schriftlich dokumentiert und kommuniziert werden. Dies soll dazu führen, dass eine transparente Darstellung der Zielerfüllung und ein Erfolgscontrolling möglich sind sowie durch die Kommunikation eine gewisse Verbindlichkeit entsteht und alle im Team an einem Strang ziehen. Übertragen Sie das auf die eigenen Ziele: Schreiben Sie auf, was Sie erreichen wollen und teilen Sie es ihrer Familie und ihren Freunden mit. Somit steigt die Verbindlichkeit, aber vor allem können die anderen Sie in ihrem Ziel unterstützen.

Abseits dieser großen Zielsetzungen können Sie sich auch unter dem Jahr überlegen, ob sie es nicht auch mal mit kontinuierlicher Verbesserung in kleinen Schritten anstatt mit Innovation und radikalem Wandel versuchen wollen. Neujahrsvorsätze sind letzten Endes Innovationen für Sie, denn Sie übernehmen eine neuartige Handlungsweise für ihr Leben. Innovationen haben jedoch an sich, dass sie durch ihre Neuartigkeit und die Komplexität der Veränderung ein hohes Risiko zu Scheitern in sich bergen. Kontinuierliche Verbesserung hingegen reduziert dieses Risiko dadurch, dass die Veränderung und Neuheit an Radikalität verliert und somit sanfter in bestehende Handlungsweisen einfließen kann. Übertragen auf die Neujahrsvorsätze würde das bedeuten, dass Sie doch schon unter dem Jahr mit kleinen Veränderungen beginnen können und sich langsam zu ihrem Ziel vorarbeiten können. Dann fällt die Gewöhnung leichter und das Risiko zu Scheitern ist geringer.

Zusammengefasst lässt sich alles auf drei Aspekte des Qualitätsmanagements reduzieren:

  1. Formulieren Sie ihre Ziele SMART und überprüfen Sie den Erfolg regelmäßig!
  2. Schreiben Sie die Ziele auf und teilen Sie sie anderen Personen in ihrem Umfeld mit!
  3. Kontinuierliche Verbesserung beinhaltet weniger Risiko zu scheitern als Innovationen!

Wie Sie es auch handhaben wollen: Viel Erfolg bei der Umsetzung und einen guten Start in ein erfolgreiches Jahr!

 

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Auszeichnung als Österreichs Qualitäts-Talent 2015

Am 9. März 2016 wurde in Salzburg im Congress Center im Rahmen des 22. qualityaustria Qualitätsforums erstmalig die Auszeichung des Qualitäts-Champions sowie des Qualitäts-Talents verliehen. Der Award wurde auf Initiative der Österreichischen Vereinigung für Qualitätssicherung (ÖVQ) ins Leben gerufen und wird nun jährlich an die innovativsten Manager des Landes sowie an Schüler und Studenten mit den besten Ideen für das Qualitäts- und Projektmanagement vergeben. Unter den Bewerbern für das Qualitäts-Talent 2015 konnte ich mich erfolgreich durchsetzen. Das eingereichte Projekt „Einführung eines Qualitätsmanagementsystems in einem mittelständischen Produktionsunternehmen mit – 2 – mehr als 300 Mitarbeitern“ wurde sehr überzeugend und mit viel Verständnis für das Wesentliche beschrieben, so die Begründung der Jury. Des Weiteren habe ich bereits sehr viele Erfahrungen im Berufsleben nachweisen können. Zusätzlich zu dieser Anerkennung erhielt ich als Award-Gewinner einen Geldpreis sowie Bildungsgutscheine für das Kursprogramm der Quality Austria.

Zielsetzungen des Awards

Die Auszeichnung „Österreichs Qualitäts-Champion“ zielt darauf ab, das innovative Denken aktiver Manger in den Bereichen Qualität, Umwelt und Sicherheit hervorzuheben. Außerdem wird mit dem Preis angestrebt, die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten zu fördern und dadurch die Qualitätsstandards in österreichischen Unternehmen zu steigern. Die Prämierung „Österreichs Qualitäts-Talent“ setzt bei jungen High Potentials an und ist darauf ausgerichtet, neue Ideen sowie die Weiterentwicklung im Qualitäts- oder Projektmanagement zu fördern. Außerdem sollen Unternehmen durch diese Anerkennung auf talentierte Nachwuchskräfte aufmerksam gemacht werden.

Ermittlung der Preisträger

Für die Auszeichnung „Österreichs Qualitäts-Champion“ konnte sich bis 15. November 2015 jede in Österreich beschäftigte Person bewerben, die sich beruflich mit Integrierten Managementsystemen auseinandersetzt. Vorausgesetzt wurde die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts in den letzten drei Jahren, das wesentlich zur Verbesserung des Produktes oder der Dienstleistung des jeweiligen Unternehmens beigetragen hat. Schüler und Studenten in Österreich zwischen 16 und 26 Jahren mit Erfahrung im Projektmanagement hatten bis 6. Jänner 2016 die Chance, ihre Bewerbungsunterlagen für die Auszeichnung „Österreichs Qualitäts-Talent“ einzureichen. Eine unabhängige Fachjury bewertete die Unterlagen der Kandidaten nach den Richtlinien der EOQ (European Organization for Quality) und ermittelte jeweils drei Finalisten, aus denen schließlich der Qualitäts-Champion und das Qualitäts-Talent 2016 gewählt wurde.

Foto: © Anna Rauchenberger

Pressetext Quality Austria

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Willkommen

Willkommen auf der Website von Oliver Moser. Auf dieser Seite werde ich zukünftig Beiträge über interessante Themengebiete aus Arbeit, Ausbildung und persönlicher Weiterentwicklung veröffentlichen. Thematisch wird dabei der Schwerpunkt auf Qualitäts-, Innovations- und Prozessmanagement, Leadership und Lernen liegen.

Mein Anspruch ist es stets qualitativ hochwertige und fundiert recherchierte Beiträge zu erstellen, dabei auf bekannte und bewährte Fachliteratur zurückzugreifen. Entsprechend lege ich auch bei eventuellen Kommentaren Wert auf eine respektvolle Umgangsform und werde alle Kommentare löschen, die diesem Anspruch nicht gerecht werden. Gegenmeinungen sind natürlich auch willkommen, denn ich behaupte keinenfalls, dass meine Erkenntnisse, meine Meinungen und mein Wissen der „heilige Gral“ sind.

Bei Fragen zu Themengebieten einfach die Kommentar-Funktion nutzen oder mich per Mail kontaktieren. Ich werde versuchen alle Anfragen möglichst schnell zu beantworten.

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