Effizienz und Effektivität – Unterschied für Manager

Immer wieder hört man in der Praxis die Wörter „Effizienz“ und „Effektivität“ falsch verwendet oder in unpassendem Zusammenhang. Vielen Nutzern dieser Wörter ist nicht bewusst, dass es zwischen den beiden Ausdrücken zwar in der Praxis eine Verbindung gibt, diese aber keine Synonyme für dieselbe Bedeutung sind. Im Handwerk des Managements kommt der Bedeutung dieser Begriffe eine hohe Relevanz zu, da jeweils spezifische Maßnahmen ergriffen werden können, um einen der Aspekte zu steigern.

In der Literatur wird zur Erklärung der beiden Begriffe häufig auf folgendes Sätze zurückgegriffen, welche auf Peter F. Drucker zurückgehen:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Zwar helfen diese Aussagen, allerdings bedürfen sie detaillierterer Erläuterung, um den Unterschied zu verstehen:

  • Effektivität bedeutet, dass die Maßnahmen wirksam sind, also die benötigte Wirkung zur Erreichung eines Ziels ausgelöst wird bzw. wurde. Voraussetzung hierfür ist, dass Ziele definiert sind. Der Beitrag von Tätigkeiten und Prozesse zur Zielerreichung ist ein Maß für Effektivität.
  • Effizienz ist die Betrachtung des Aufwand-Nutzen-Verhältnisses. Hohe Effizienz bedeutet, dass die Maßnahme ressourcenschonend, ohne Verschwendung durchgeführt wurde.

Die ISO 9001:2015 definiert die Begriffe wie folgt für sich: Effizienz ist das „Verhältnis zwischen dem erreichten Ergebnis und den eingesetzten Ressourcen“ und Effektivität bzw. der Synonym Wirksamkeit wird beschrieben als „Ausmaß, in dem geplante Tätigkeiten verwirklicht und geplante Ergebnisse erreicht werden.“

Insgesamt sind vier Kombinationen denkbar, wobei der Zustand „effizient“ gekoppelt mit „effektiv“ anzustreben ist. In diesem Zustand wird mit der Maßnahme das Ziel ohne Verschwendung oder sinnlosen Mitteleinsatz erreicht. Die verschiedenen Kombinationen sind in der nachfolgenden Abbildung dargestellt.

Unterschied von Effektivität und Effizienz für Manager aller Disziplinen, wie Qualitätsmanagement, Innovationsmanagement, Prozessmanagement, Projektmanagement
Zusammenhang von Effizienz und Effektivität

Konsequenz zu Effektivität und Effizienz

Für den Umgang mit diesen Erkenntnissen gibt Peter F. Drucker in einem Beitrag aus dem Harvard Business Review von Mai 1963 einen Hinweis: „It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.Und weiter schreibt Drucker sehr plakativ: „And no matter how painful, one rule should be adhered to: in allocating resources, especially human resources of high potential, the needs of those areas which offer great promise must first be satisfied to the fullest extent possible. If this means that there are no truly productive resources left for a lot of things it would be nice, but not vital, to have or to do, then it is better—much better—to abandon these uses, and not to fritter away high-potential resources or attempt to get results with low-potential ones. This calls for painful decisions, and risky ones. But that, after all, is what managers are paid for.“

Zusammenfassung

Effektivität beschreibt die Wirksamkeit einer Maßnahme hinsichtlich gesetzter Ziele, während Effizienz das Aufwand-Nutzen-Verhältnis betrachtet. Im Vorgehen sollten Manager basierend auf Analysen Ziele setzen und deren Erreichung mit effektiven Maßnahmen vorantreiben. Diese Maßnahmen gilt es möglichst effizient, also ressourcenschonend, umzusetzen. Effizienz nach Effektivität.

 

Managing for Business Effectiveness, Peter F. Drucker,  https://hbr.org/1963/05/managing-for-business-effectiveness

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