Rechnungshof-Leitfaden zum Management öffentlicher Bauprojekte

Krankenhaus Nord, Parlament-Sanierung und Flughafen Wien, um nur drei große, öffentliche Bauprojekte zu nennen, die aufgrund von Kostenexplosionen in den Medien präsent waren. Alle diese Projekte wurden durch den Rechnungshof (RH) als öffentliche externe Finanzkontrolle überprüft. Da öffentliche Bauvorhaben sich beinahe immer durch hohen Ressourceneinsatz, hohe Folgekosten und hohe Compliance-Relevanz auszeichnen, hat der RH vor kurzem einen Bauleitfaden zum Management öffentlicher Bauprojekte erarbeitet und publiziert. In diesem Leitfaden stellt der RH sein Wissen und seine Erfahrungen aus 55 Prüfungen von Hoch- und Tiefbau- sowie Spezial- und Tunnelbau-Projekte zur Verfügung und will mit seiner Expertise unterstützen, dass zukünftige öffentliche Bauprojekte plangerecht umgesetzt werden können.

Inhalte des Rechnungshof-Bauleitfadens

Der Leitfaden des Rechnungshofs beschäftigt sich grundsätzlich mit der Organisation eines Bauprojektes, dessen Rahmenbedingungen und dessen Projektphasen. Grundlegend wird erläutert, wie die Organisation des öffentlichen Bauprojektes aufgestellt sein sollte, also wie die Bauherrenfunktion wahrgenommen, wie Entscheidungen getroffen und die Projektkultur gestaltet werden muss. Anschließend wird erläutert, wie mittels eines Internen Kontrollsystems IKS und begleitender Korruptionsprävention bzw. Compliance-Maßnahmen die notwendigen Rahmenbedingungen für die Projektrealisierung geschaffen werden. Dabei wird auf Themenbereiche wie Qualitäts- und Risikomanagement, Controlling und Berichtswesen eingegangen.

Grafik Rechnungshof Bauleitfaden zum Management öffentlicher Bauprojekte
Aufbau Bauleitfaden (Eigene Darstellung)

Weiterführend werden Empfehlungen zu den einzelnen Phasen eines Bauprojektes – der Projektvorbereitung, Planung, Bauabwicklung und Betriebsphase – dargestellt. Jeweils eine problematische Ausgangssituation und die dazu passenden Lösungsansätze. Abschließend wird ein Ausblick über Trends und Herausforderungen der nächsten Jahre gegeben, mit welchen sich öffentliche (und auch nicht-öffentliche) Bauherren beschäftigen müssen, wie der Digitalisierung im Bauprozess, der ganzheitlichen Betrachtung eines Bauwerks im Sinne von Lebenszykluskosten und der engen Einbindung von technischen Gebäudeausrüstern, um den komplexen technischen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht werden zu können.

Acht Kernaussagen für Bauprojekte

Abläufe standardisieren und zentral verwalten

Es sind Soll-Prozesse für alle Abläufe zu definieren, innerhalb der Organisation zu standardisieren und in einem zentralen Regelwerk zusammenzufassen. Checklisten, Formulare und andere Arbeitsbehelfe sind darin zu integrieren. Die Einhaltung sowie die Aktualität dieser Regelwerke ist regelmäßig zu prüfen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Nachvollziehbare Dokumentation

Der Projektablauf muss nachvollziehbar, vollständig und übersichtlich anhand von festgelegten Standards dokumentiert werden. Dies umfasst Leistungsänderungen, Projekt- bzw. Planungsentscheidungen inkl. Begründung und Auswirkungen, ausgeführte Arbeiten. Werkzeuge hierzu sind Besprechungsprotokolle, Bautagesberichte, Aktenvermerke, Begehungen und Fotodokumentation sowie Aufmaße. Bei allen diesen Dokumenten sollte eine Gegenzeichnung der Betroffenen stattfinden. Besprechungen sollten strukturiert (etwa nach Bauteile oder Gewerke) stattfinden und eine Unterscheidung zwischen alten und neuen Themen aufweisen und stets Aufgaben inklusive Zuständigkeiten, Erfüllungstermine und Fertigstellung protokollieren. Protokolle sollten zeitnahe übermittelt werden.

Schnelle Entscheidungsfindung nach Nutzereinbindung

Die Nutzer müssen rechtzeitig in die Entscheidungsfindung eingebunden werden und Genehmigungen von zuständigen Instanzen müssen rechtzeitig eingeholt werden. Entscheidungen müssen nach ihrer fachlichen Abarbeitung ohne Verzug getroffen werden und nachvollziehbar begründet und dokumentiert werden.

Verantwortung ist nicht delegierbar

Bauprojekte haben eine Vielzahl an Risiken, wie fehlende oder zu späte Entscheidungen, mangelhafte Leistungen oder fehlende Kompetenz im Projektmanagement. Essentiell ist, dass der/die Projektleiter/in erfahren, fachlich höchst versiert und sozial kompetent ist. Diese Verantwortung ist nicht delegierbar.

Ausstattung der Projektleitung mit entsprechenden Kompetenzen

Die Projektleitung muss über entsprechende Kompetenzen hinsichtlich Entscheidungs-, Genehmigungs- und Verantwortungsbefugnisse – etwa hinsichtlich Personal, Zeichnungsberechtigung und klarer Regelungen bei Projektänderungen – verfügen, diese auch wahrnehmen sowie den erforderlichen Rückhalt innerhalb der Organisation haben.

Qualität der Planung

Die Überlegungen zur Realisierung des Bauwerks sollten noch vor Baubeginn umfassend abgearbeitet sein, da zu diesem Zeitpunkt Änderungen noch vergleichsweise leicht realisiert werden können. Qualitative Planung zeichnet sich durch fachübergreifende und gesamtheitliche Sichtweise, rechtzeitige Einbindung der Nutzer und die frühzeitige Fixierung der Anforderungen an das Bauwerk aus. Bereits vor Ausschreibungsphase sollte die Planung ausführungsreif sein und eine realistische Basis für das Leistungsverzeichnis bilden.

Einbindung der technischen Gebäudeausrüster (TGA – Planer und Ausführende)

In den letzten Jahren fand ein rasanter technologischer Fortschritt bezüglich der TGA statt, weshalb sich auch die Kostenanteile bei Bauprojekten von der reinen Baumeisterarbeit hin zur TGA verschoben haben. Die frühzeitige Einbindung in die Planung und eine starke Koordination zwischen Planer und ausführende Gewerke vermeiden Probleme und Kollisionen bereits in der Planungsphase und halten Änderungskosten gering. Änderungen während der Ausführung sind um ein Vielfaches teurer.

Hinkende Digitalisierung im Bauprozess

Die Digitalisierung hinkt in der Bauwirtschaft bezüglich digitaler Dokumentation und Simulation anderen Branchen hinterher. Damit der Nutzen der Baustelle 4.0 realisiert werden kann, müssen über den kompletten Bauprozess einheitliche Standards und Systeme geschaffen werden und die Dokumentation dabei harmonisiert werden.

Fazit zum Bauleitfaden

Der Bauleitfaden des RH ist aus meiner Sicht ein unbedingte Standard-Werk für jeden öffentlichen Bauherren und deren Projektbeteiligte, da der RH auf 80 Seiten die Erkenntnisse aus 55 untersuchten Projekten kompakt zusammenfasst. Solche aggregierten Empfehlungen basierend auf externen Lessons Learned einer Kontroll-Instanz sind eine Seltenheit und dürfen nicht ungenutzt bleiben. Als Verwalter öffentlicher Gelder müssen meines Erachtens nach öffentliche Stellen unbedingt diese Empfehlungen befolgen und sorgfältig mit dem Geld der Bürger umgehen. Doch auch nicht-öffentliche Bauherren und andere Unternehmen aus der Baubranche können aus den Empfehlungen einiges lernen. Wird man als planende oder ausführende Organisation bei einem Bauprojekt mit problematischen Situationen konfrontiert kann man so mögliche Maßnahmen ableiten und diese – je nach Verhältnis – mit dem Auftraggeber besprechen. Jedenfalls ist ein dezenter Hinweis auf den Bauleitfaden und etwaige bekannte Projekte wie das Krankenhaus Nord möglich.

Bauleitfaden zum Download

Beitragsbild: Pixabay

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