Effizienz und Effektivität – Unterschied für Manager

Immer wieder hört man in der Praxis die Wörter „Effizienz“ und „Effektivität“ falsch verwendet oder in unpassendem Zusammenhang. Vielen Nutzern dieser Wörter ist nicht bewusst, dass es zwischen den beiden Ausdrücken zwar in der Praxis eine Verbindung gibt, diese aber keine Synonyme für dieselbe Bedeutung sind. Im Handwerk des Managements kommt der Bedeutung dieser Begriffe eine hohe Relevanz zu, da jeweils spezifische Maßnahmen ergriffen werden können, um einen der Aspekte zu steigern.

In der Literatur wird zur Erklärung der beiden Begriffe häufig auf folgendes Sätze zurückgegriffen, welche auf Peter F. Drucker zurückgehen:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Zwar helfen diese Aussagen, allerdings bedürfen sie detaillierterer Erläuterung, um den Unterschied zu verstehen:

  • Effektivität bedeutet, dass die Maßnahmen wirksam sind, also die benötigte Wirkung zur Erreichung eines Ziels ausgelöst wird bzw. wurde. Voraussetzung hierfür ist, dass Ziele definiert sind. Der Beitrag von Tätigkeiten und Prozesse zur Zielerreichung ist ein Maß für Effektivität.
  • Effizienz ist die Betrachtung des Aufwand-Nutzen-Verhältnisses. Hohe Effizienz bedeutet, dass die Maßnahme ressourcenschonend, ohne Verschwendung durchgeführt wurde.

Die ISO 9001:2015 definiert die Begriffe wie folgt für sich: Effizienz ist das „Verhältnis zwischen dem erreichten Ergebnis und den eingesetzten Ressourcen“ und Effektivität bzw. der Synonym Wirksamkeit wird beschrieben als „Ausmaß, in dem geplante Tätigkeiten verwirklicht und geplante Ergebnisse erreicht werden.“

Insgesamt sind vier Kombinationen denkbar, wobei der Zustand „effizient“ gekoppelt mit „effektiv“ anzustreben ist. In diesem Zustand wird mit der Maßnahme das Ziel ohne Verschwendung oder sinnlosen Mitteleinsatz erreicht. Die verschiedenen Kombinationen sind in der nachfolgenden Abbildung dargestellt.

Unterschied von Effektivität und Effizienz für Manager aller Disziplinen, wie Qualitätsmanagement, Innovationsmanagement, Prozessmanagement, Projektmanagement
Zusammenhang von Effizienz und Effektivität

Konsequenz zu Effektivität und Effizienz

Für den Umgang mit diesen Erkenntnissen gibt Peter F. Drucker in einem Beitrag aus dem Harvard Business Review von Mai 1963 einen Hinweis: „It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.Und weiter schreibt Drucker sehr plakativ: „And no matter how painful, one rule should be adhered to: in allocating resources, especially human resources of high potential, the needs of those areas which offer great promise must first be satisfied to the fullest extent possible. If this means that there are no truly productive resources left for a lot of things it would be nice, but not vital, to have or to do, then it is better—much better—to abandon these uses, and not to fritter away high-potential resources or attempt to get results with low-potential ones. This calls for painful decisions, and risky ones. But that, after all, is what managers are paid for.“

Zusammenfassung

Effektivität beschreibt die Wirksamkeit einer Maßnahme hinsichtlich gesetzter Ziele, während Effizienz das Aufwand-Nutzen-Verhältnis betrachtet. Im Vorgehen sollten Manager basierend auf Analysen Ziele setzen und deren Erreichung mit effektiven Maßnahmen vorantreiben. Diese Maßnahmen gilt es möglichst effizient, also ressourcenschonend, umzusetzen. Effizienz nach Effektivität.

 

Managing for Business Effectiveness, Peter F. Drucker,  https://hbr.org/1963/05/managing-for-business-effectiveness

Empfehlen Sie den Beitrag Ihren Freunden und Kollegen!

Warum “Keine Zeit” Ihrem Unternehmen schadet!

Qualitätsverbesserung, Hindernis, Zeitmangel, Innovationsbremse

In der heutigen Zeit ist jeder „gestresst“ bzw. „busy“ und hat „keine Zeit“. Es gehört zum guten Ton für Manager und Führungskräfte mindestens eine 60 Stunden Woche zu leisten und dennoch komplett gestresst von einem Meeting zum nächsten zu hetzen, während man am Gang noch schnell wichtige Instruktionen für das richtungsweisende Transformationsprojekt zur Digitalisierung des Unternehmens gibt, weil man in Mail Nummer 125 des heutigen Tages in CC gesetzt wurde, als ein Projektteammitglied Bedenken zur letzten Idee geäußert hat.

Erkennen Sie sich wieder?

Sehr oft wird in diesen Situationen offen ausgesprochen, man habe keine Zeit beziehungsweise wird dies durch das eigene Gehabe suggeriert. Überlegt man jedoch, welche Folgen dieses Verhalten für das Unternehmen mit sich bringen kann, erkennen Führungskräfte häufig, dass sie ihrem Unternehmen mehr schaden als durch ihren „Aktionismus“ zu nutzen. „Keine Zeit“ hat einige Nebenwirkungen und möglicherweise Langzeitfolgen:

  • Mitarbeiter, welchen durch Führungskräfte bei allen ihren Anliegen und Kontaktversuchen entgegnet wird, dass man keine Zeit für sie hat, erkennen ihre Priorität im Unternehmen. Sie haben keine. Sie fühlen sich nicht wertgeschätzt und gute Mitarbeiter werden diesen Zustand nicht akzeptieren, sondern ein Unternehmen suchen in dem sie Priorität haben und Wertschätzung erfahren.
  • Wichtige Entscheidungen werden ohne umfassende Kenntnis der Situation oder Fakten aus dem Bauch heraus und zwischen Tür und Angel entschieden. Negative Folgen treten ein, die Führungskraft wundert sich, was passiert ist und macht den Mitarbeiter dafür verantwortlich, dass diese nicht die notwendigen Informationen vermittelt hat. Projekte geraten in Schieflage, Kunden werden verärgert und der Unternehmenserfolg sinkt.
  • Themen zur Sicherung nachhaltigen Unternehmenserfolgs bleiben auf der Strecke: Niemand hat Zeit sich mit Innovation oder kontinuierlicher Verbesserung zu beschäftigen. Man ist mit bestehenden Prozessen und Problemen beschäftigt und nimmt sich keine Zeit eine Lösung zur Behebung der Ursachen zu finden, sondern arbeitet härter, um die Ergebnisse zu erreichen (siehe Karikatur im Beitrag).

Die Botschaften dahinter!

Natürlich klingen „keine Zeit“ und „busy“ gut und können die Praxis darstellen, aber im Alltag werden sie von vielen nicht im eigentlichen Sinn verwendet, sondern sollen vielmehr andere Botschaften transportieren:

  • Ich bin wichtig. Alle brauchen mich und ohne mich und meine harte Arbeit würde „der Laden nicht laufen“. Ich bin zentraler Erfolgsfaktor und das zeige ich auch allen.
  • Ich habe keine Zeit, um Verantwortung dafür zu übernehmen, weil ich schon zu 100 % ausgelastet bin.
  • Ich bin wertvoller als du. Meine Zeit ist so knapp bemessen, damit müssen wir vorsichtig umgehen. Deine Zeit ist nicht so wertvoll und deshalb richtest du dich nach mir. (Dies ist übrigens auch bei verspätetem Erscheinen bei Besprechungen häufig die Ursache).
  • Das Thema ist mir unangenehm und ich möchte mich damit auch nicht beschäftigen.
  • Ich möchte das nicht entscheiden. Entscheide du, dann bist du schuld.

 „Work smarter, not harder“

Überlegen Sie sich welche Aktivitäten zweckdienlich für den Unternehmenserfolg sind und welche Aktivitäten Sie aufgrund der Wichtigkeit für das Unternehmen selbst machen müssen. Seien Sie dabei ehrlich! Vertrauen Sie sich selbst, dass Sie gute Mitarbeiter ausgewählt haben und ein schlagkräftiges Team zusammengestellt haben? Dann lassen Sie diese Mitarbeiter Ihre Arbeit machen und konzentrieren Sie sich auf Themen der Führung und Unternehmensentwicklung. „Keine Zeit“ ist kein Zeichen von Wichtigkeit, sondern, dass man sich selbst nicht wirksam führen kann.

Empfehlen Sie den Beitrag Ihren Freunden und Kollegen!