Effizienz und Effektivität – Unterschied für Manager

Immer wieder hört man in der Praxis die Wörter „Effizienz“ und „Effektivität“ falsch verwendet oder in unpassendem Zusammenhang. Vielen Nutzern dieser Wörter ist nicht bewusst, dass es zwischen den beiden Ausdrücken zwar in der Praxis eine Verbindung gibt, diese aber keine Synonyme für dieselbe Bedeutung sind. Im Handwerk des Managements kommt der Bedeutung dieser Begriffe eine hohe Relevanz zu, da jeweils spezifische Maßnahmen ergriffen werden können, um einen der Aspekte zu steigern.

In der Literatur wird zur Erklärung der beiden Begriffe häufig auf folgendes Sätze zurückgegriffen, welche auf Peter F. Drucker zurückgehen:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Zwar helfen diese Aussagen, allerdings bedürfen sie detaillierterer Erläuterung, um den Unterschied zu verstehen:

  • Effektivität bedeutet, dass die Maßnahmen wirksam sind, also die benötigte Wirkung zur Erreichung eines Ziels ausgelöst wird bzw. wurde. Voraussetzung hierfür ist, dass Ziele definiert sind. Der Beitrag von Tätigkeiten und Prozesse zur Zielerreichung ist ein Maß für Effektivität.
  • Effizienz ist die Betrachtung des Aufwand-Nutzen-Verhältnisses. Hohe Effizienz bedeutet, dass die Maßnahme ressourcenschonend, ohne Verschwendung durchgeführt wurde.

Die ISO 9001:2015 definiert die Begriffe wie folgt für sich: Effizienz ist das „Verhältnis zwischen dem erreichten Ergebnis und den eingesetzten Ressourcen“ und Effektivität bzw. der Synonym Wirksamkeit wird beschrieben als „Ausmaß, in dem geplante Tätigkeiten verwirklicht und geplante Ergebnisse erreicht werden.“

Insgesamt sind vier Kombinationen denkbar, wobei der Zustand „effizient“ gekoppelt mit „effektiv“ anzustreben ist. In diesem Zustand wird mit der Maßnahme das Ziel ohne Verschwendung oder sinnlosen Mitteleinsatz erreicht. Die verschiedenen Kombinationen sind in der nachfolgenden Abbildung dargestellt.

Unterschied von Effektivität und Effizienz für Manager aller Disziplinen, wie Qualitätsmanagement, Innovationsmanagement, Prozessmanagement, Projektmanagement
Zusammenhang von Effizienz und Effektivität

Konsequenz zu Effektivität und Effizienz

Für den Umgang mit diesen Erkenntnissen gibt Peter F. Drucker in einem Beitrag aus dem Harvard Business Review von Mai 1963 einen Hinweis: „It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.Und weiter schreibt Drucker sehr plakativ: „And no matter how painful, one rule should be adhered to: in allocating resources, especially human resources of high potential, the needs of those areas which offer great promise must first be satisfied to the fullest extent possible. If this means that there are no truly productive resources left for a lot of things it would be nice, but not vital, to have or to do, then it is better—much better—to abandon these uses, and not to fritter away high-potential resources or attempt to get results with low-potential ones. This calls for painful decisions, and risky ones. But that, after all, is what managers are paid for.“

Zusammenfassung

Effektivität beschreibt die Wirksamkeit einer Maßnahme hinsichtlich gesetzter Ziele, während Effizienz das Aufwand-Nutzen-Verhältnis betrachtet. Im Vorgehen sollten Manager basierend auf Analysen Ziele setzen und deren Erreichung mit effektiven Maßnahmen vorantreiben. Diese Maßnahmen gilt es möglichst effizient, also ressourcenschonend, umzusetzen. Effizienz nach Effektivität.

 

Managing for Business Effectiveness, Peter F. Drucker,  https://hbr.org/1963/05/managing-for-business-effectiveness

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Innovation und/oder kontinuierliche Verbesserung?

In der Praxis wird zurzeit häufig das Wort der Innovation benutzt, da jede (gute?) Führungskraft von sich behaupten muss, dass das eigene Unternehmen innovativ ist, um beim Gespräch mit anderen Führungskräften nicht der Außenseiter zu sein. Oftmals wird dann auch noch der etablierte Begriff der kontinuierlichen Verbesserung, welcher aus den jahrzehntelang mehr oder weniger erfolgreich implementierten Qualitätsmanagementsystemen der Organisationen wohl bekannt und verbreitet ist, dem Gespräch hinzugefügt um zu zeigen, wie wichtig auch Qualitätsführerschaft für das Unternehmen ist.

Erst vor kurzem hat wiedermal bei der Podiumsdiskussion einer Veranstaltung ein Top-Manager eines führenden Großunternehmens Österreichs gemeint, dass in der heutigen Zeit jeder von Innovationen spreche, weil das gerade modern ist und besser klingt als KVP, also kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Mit dieser Aussage setzte er bewusst oder unbewusst den Begriff der Innovation mit dem der kontinuierlichen Verbesserung gleich, was jedoch falsch ist. Beide Begriffe beschreiben völlig unterschiedliche Konzepte:

  • Kontinuierliche Verbesserung beschreibt ein Konzept in welchem stetig bestehende Prozesse oder Produkte mittels der Realisierung kleiner Verbesserungen optimiert werden, um ein Maximum an Effektivität oder Effizienz zu erreichen.
  • Innovationen sind qualitativ neuartige Produkte oder Prozesse, welche sich merkbar und deutlich vom aktuellen Status quo unterscheiden und aus einer Geschäftsidee in einen Markterfolg umgesetzt wurden.

Der Unterschied ist somit – vereinfacht gesagt – das Ziel sowie die Intensität der Wirkung. Kontinuierliche Verbesserung entwickelt etwas Bestehendes in kleinen Schritten weiter, um dessen Erfolg zu optimieren. Eine Innovation ist eine am Markt erfolgreich etablierte Neuheit die einen großen Entwicklungssprung in sich birgt.

Um ein Unternehmen langfristig erfolgreich zu führen benötigt es klarerweise beide Konzepte. Durch die Innovation wird ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz am Markt geschaffen bzw. sogar ein neuer Markt und durch die kontinuierliche Verbesserung soll der wirtschaftliche Erfolg dieser Innovation sichergestellt und optimiert werden. Verlässt sich ein Unternehmen nur auf Innovationen, wird die Qualität oder der Erfolg dieser Innovation auf lange Sicht abnehmen und das Unternehmen erfolglos werden. Ebenso ermöglicht nur kontinuierliche Verbesserung auf lange Sicht keine wesentlichen Entwicklungssprünge, weshalb der Vorteil gegenüber dem Mitbewerb auf lange Sicht verloren gehen wird oder die Technologie durch neue Innovationen zur Gänze überholt wird.

Das Zusammenwirken der beiden Konzepte Innovation und KVP ist in der nachfolgenden Grafik veranschaulicht, wobei hier auch der Begriff des Kaizens vorkommt, welcher aus dem Japanischen stammt und im Wesentlichen der Denkhaltung des KVP gleichzusetzen ist.

Der Zusammenhang von KVP/ Kaizen und Innovation.
Der Zusammenhang von KVP/ Kaizen und Innovation.

In der Führung eines Unternehmens gilt es beide Konzepte in der Kultur, der Strategie und der Organisation zu verankern. Dabei geht es jedoch nicht darum unbedingt eigene Abteilungen oder Beauftragte für diese Bereiche zu schaffen, sondern die Wichtigkeit und Bedeutung dieser Ansätze sowie die unterstützenden kulturellen Rahmenbedingungen in der Unternehmenskultur zu verankern und den Mitarbeitern stetig vor Augen zu führen und vorzuleben. Die alleinige Festlegung in der Strategie diese Themen zu forcieren wird nicht funktionieren, denn – und hier sei der bekannte Management-Vordenker Peter Drucker zitiert – „Culture eats strategy for breakfast“. Die schillerndsten strategischen Vorgaben haben keine Chance die gelebte (nicht die verordnete) Unternehmenskultur zu überleben, wenn diese nicht mit der Strategie korreliert. Innovation und kontinuierliche Verbesserung sind somit eine Aufgabe der Führungskräfte in der Formung der Unternehmenskultur.

 

Mehr zu Innovation und dem Management zur Förderung von Innovation: Moser, Innovationskonzept und Implementierungsstrategie für ein mittelständisches Produktionsunternehmen

Mehr zu kontinuierlicher Verbesserung: Seghezzi, Fahrni, Firedli; Integriertes Qualitätsmanagement. Der St. Galler Ansatz; Hanser Verlag

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